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Comment gagner du temps au travail?

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A l'ère de l'informatique et des nouvelles technologies, il est de plus en plus difficile de gérer son temps dans le travail quotidien. Afin de connaitre quelques astuces pour gagner de précieuses minutes, voire heures, au boulot, LaLibre.be a interrogé Thierry Baudez, spécialiste de la gestion du temps et éditeur du livre "A la recherche de votre temps".

Quels sont les trois principaux conseils que vous donnez pour réduire les perturbations au travail?

Tout d'abord, trouvez du temps pour passer une petite heure tranquille: celle-ci vaut de l’or. Si vous voulez être honnête, vous ne devez pas être disponible 24h/24. Votre attention est détournée par les différentes perturbations et il s’ensuit une perte de concentration. Ces pertes peuvent prendre jusqu’à 30% de votre temps.

Ensuite, essayez également de repérer le moment où vous êtes le plus productif. Pour la plupart des gens, c’est le matin, mais il se peut qu’il en soit autrement pour vous. L’inverse peut également être utile. Faites savoir à votre entourage que l’on peut venir vous voir avec des questions ou remarques éventuelles pendant l’heure qui suit le déjeuner.

Finalement, voici deux questions qui garantissent un gain de temps face aux personnes qui sollicitent votre attention :

1. "Est-ce urgent ?" Signalez immédiatement la raison pour laquelle vous êtes actuellement très occupé et proposez éventuellement une alternative. Cela ne vous aidera pas à remporter "la médaille du collègue le plus populaire", mais cela vous aidera à gagner beaucoup de temps.

2. "Pouvez-vous m’expliquer brièvement comment je peux vous être utile ?" Vous obligez votre interlocuteur à aller à l’essentiel, ce qui abrège sensiblement la conversation dans la plupart des cas.

Pourquoi est-il important de planifier sa journée, et ce par écrit ?

Plusieurs études démontrent que les personnes qui planifient chaque soir la journée du lendemain travaillent de manière beaucoup plus efficace. Lorsque vous arrivez au travail le matin, nombreuses sont les incitations à exécuter immédiatement les actions les plus urgentes. Lors de votre planification, tenez compte des perturbations éventuelles, des demandes urgentes et des collègues fainéants.

On perd beaucoup de temps en réunions. Comment éviter cela?

En effet, des enquêtes révèlent que près de la moitié des Belges jugent au moins une réunion sur trois inutile. Mais on peut facilement réduire le nombre de réunions inutiles en suivant les conseils suivants:

Tout d'abord, posez-vous cette question: "Dois-je vraiment assister à la prochaine réunion?".

Réfléchissez à l'objectif de la réunion. Si l'objectif n'est pas clair, il est utile de contacter l'organisateur pour savoir quel en est le but et ce que l'on attend de vous.

Indiquez un "timekeeper", un participant qui chronomètre le temps prévu d'avance pour chaque sujet et qui a le pouvoir de terminer toute discussion qui dépasse le temps imparti.

Ou encore : Faites des réunions "topless". Cela signifie concrètement que vous assistez à la réunion sans ordinateur portable, sans BlackBerry ou autres appareils mobiles.

Quel est le plus avantageux pour gagner du temps : les heures de travail fixes ou les horaires flexibles?

Selon certaines études, les horaires flexibles offrent des avantages clairs à ceux qui en bénéficient. Les cadres qui peuvent répartir eux-mêmes leur temps de travail sont généralement en meilleure santé que leurs collègues qui n’ont pas cette possibilité. D’après les chercheurs du Wolfson Research Institute, ils sont moins stressés et plus sereins dans leur vie familiale. La pression artérielle, la santé mentale et la structure du sommeil bénéficient également des effets positifs du temps de travail flexible.

On dit que les Belges sont "productifs". Cela signifie qu'ils travaillent beaucoup et/ou qu'ils gèrent bien leur temps?

Quand on parle de productivité, on se focalise alors sur le résultat produit. Donc, dans quelle mesure le travail est-il effectif durant les heures prestées? Une étude de SD Worx14 révèle que 84% des travailleurs belges se jugent productifs.

Un rapport récent du Conference Board confirme cette estimation. La Belgique est, après le Luxembourg et la Norvège, le pays le plus productif au monde par heure prestée, si l’on se réfère au PIB. Les Pays-Bas suivent à la quatrième place, suivis respectivement des Etats-Unis et de la France, en cinquième et sixième positions.

L’importance du time management et de l’efficacité personnelle n’est donc pas à sous-estimer. La productivité croissante exigée est, en réalité, une conséquence directe des coûts salariaux élevés. Les salaires coûteux poussent de nombreuses entreprises à délocaliser leur production et leurs services dans des pays à bas salaires. En outre, plusieurs études prédisent une pénurie de main-d’œuvre sur le marché du travail dans les années à venir. Nous serons donc tous contraints de travailler plus efficacement.

Pour finir, quelles sont, brièvement, les cinq principales astuces à appliquer pour gagner du temps au travail?

- Mettez vos objectifs par écrit pour vous faire une meilleure idée de vos ambitions et de voir plus clairement comment les atteindre ;

- Eteignez le pop-up de vos mails ;

- Osez parfois éteindre votre téléphone et votre messagerie afin de travailler sans dérangements ;

- Connaissez votre biorythme et gardez vos meilleures heures de la journée pour les tâches compliquées ;

- Si ce n'est pas nécessaire, ne participez pas aux réunions.

  "A la recherche de votre temps", de Tim Christiaens, Editions Racine, 168 p., 19,99€.

Ce livre contient également la vision et les témoignages de 10 personnes chacune au top dans son domaine : Herman Van Rompuy, Jacques Rogge, Didier Reynders, Jean-Marc Nollet, Éliane Tillieux, Luc de Brabandere, Franco Dragone, Serge Fautré, Éveline Bouchonville et Alain Flausch.

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